Aus dem unspektakulären Alltag im Backoffice

10.07.2014 |  | Headframe inside | Keine Kommentare

Ab und zu muss ja leider jeder von uns mal die unliebsamen Aufgaben im Hintergrund übernehmen, ohne die es auch in einer kleinen Firma nicht geht. Mein Bereich ist im weitesten Sinne der Zahlungsverkehr, was in der Regel durchaus erfreulich ist.Bei der Durchsicht unserer offenen Posten allerdings fiel mir neulich eine längst überfällige Rechnung auf. Mit modernen Rechnungseingangsszenarien halbwegs vertraut, rief ich zunächst in der „Zentrale“ des Kunden an, um zu erfragen, ob denn ggf. die Rechnung falsch adressiert sei, weil der zentrale Rechnungseingang jetzt eine andere Anschrift habe oder weil möglicherweise der Scanner die Rechnung „gefressen“ habe oder was auch immer.

In der „Zentrale“ konnte man mich zunächst nicht in die Buchhaltung verbinden – es sei ja Mittagszeit. Aha. (Bei mehreren Tausend Mitarbeitern insgesamt wird die Kreditorenbuchhaltung vermutlich nicht auf den schmalen Schultern einer einzelnen Person lasten.) Auf meine Frage, ob denn alle gleichzeitig essen würden – die Frage blieb unbeantwortet – hatte der Herr am Telefon die Idee, mich ins „Service Center“ zu verbinden.

Super – doch kein bürokratischer Verwaltungsapparat, sondern ein modern aufgestellter Dienstleister! Hoffnungsfroh trug ich dort mein Anliegen erneut vor, um zu erfahren, dass ich mich an „meinen Kunden“ wenden müsse. Leicht irritiert machte ich nochmals deutlich, dass ich genau das gerade versuche, denn „Sie sind ja unser Kunde“. Daraufhin suchte man erneut im System nach uns, um mir dann – wie ich meine – leicht triumphierend mitzuteilen, dass wir ja gar keine Lieferantennummer hätten. (Gut, dann nehmen wir eben die 1!

Die war vermutlich aber schon belegt, vom Papst oder so, der kriegt ja immer die Nummern, die man sich leicht merken kann – hätte beim letzten Amtsträger aber wohl auch nichts genützt.) Egal, fahren wir fort mit meiner Odyssee: Die Mittel des Service Centers waren somit an dieser Stelle erschöpft, man nannte mir aber eine E-Mail-Adresse, wo ich mein Anliegen erneut vortragen könne. Ich schickte also eine E-Mail mit dem entsprechenden Sachverhalt an die mir genannte Adresse, nicht wirklich damit rechnend, noch Antwort zu erhalten, da es schließlich nicht einfach ein Mittag, sondern Freitag Mittag war, POETS Day also (für alle, die auch am Wochenende arbeiten: Piss Off Early Tomorrow’s Saturday.)

Als am Dienstag auch noch keine Reaktion auf meine E-Mail kam, rief ich erneut an, zunächst wieder in der Telefonzentrale. Dort fing man an zu suchen (was, weiß ich nicht – dass wir keine Lieferantenummer haben, hatte ich direkt vorgetragen) bis ich den Vorschlag machte, man möge mich doch am besten mit der Inhaberin der E-Mail-Adresse verbinden. Das klappte (war auch schon 13.30 Uhr – also keine Mittagszeit mehr) und zum gefühlt 25. Mal erläuterte ich den Grund meines Anrufes. Man konterte mit einer Gegenfrage: „Also, Sie haben mir eine E-Mail geschrieben, hmmmm, könnnen Sie mir sagen, wann?“ Konnte ich: „Am Freitag!“ „Da muss ich mal suchen!“ Aha. Ich höre Papier rascheln…???????….. „Ach ja, liegt ganz oben auf dem Stapel!“ Gut, eine „virtuelle Organisation“ kann man ja auch konservativ angehen…

Um es abzukürzen: Es brauchte noch einige E-Mails und etwa 20 Tage, bis sich herausstellte, dass die Rechnung in irgendeiner Fachabteilung hängengeblieben war. Sie wurde dann natürlich sofort beglichen. Ach ja, eine Lieferantennummer haben wir jetzt auch – ist aber nicht die 1 – schade!

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Dies ist nur ein GravatarSascha Zinflou

Interdisziplinär denkender und handelnder Mathematiker mit mehr als zehnjähriger Erfahrung im Bereich „Softwareentwicklung und -anwendung”.

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