Haben Prozessberater eine Daseinsberechtigung?

01.07.2014 |  | Berateralltag | Keine Kommentare

„Maren, Du solltest mal über etwas Technisches schreiben!“ „Äh, ja Dirk, mache ich demnächst – bestimmt!“ So oder so ähnlich klang das Gespräch zwischen meinem Chef und mir im Sommer 2013 und im Herbst 2013 und, um genau zu sein, auch im Januar 2014. Gemacht habe ich es ehrlich gesagt noch nicht und so bald wird sich das nicht ändern, und warum? Ich kann das einfach nicht so gut, weil mir das technische Detail-Detail-Detail-Wissen fehlt!

Wie, wird sich der Leser fragen, sie KANN das nicht so gut?! Sie ist doch Beraterin und auf ARIS-Projekten eingesetzt, wie kann das sein, was MACHT sie denn da eigentlich?! Und wie kann sie da BERATER sein?!Okay, ich gebe zu, ich habe da echt keine Kernkompetenz. Ich merke es immer wieder, wenn ich meinen Kollegen anspreche, der mir „mal eben“ den Report umbastelt (danke, Philipp!) und zack – ist alles gut. Aber worin besteht denn nun tatsächlich meine Daseinsberechtigung? Wie und wieso mache ich den Job seit vierzehn Jahren und, wenn man meiner Auslastung glaubt, auch gar nicht schlecht? Was macht einen Berater aus, wenn nicht das IT-Know-how? Nach ein bisschen Brainstorming fällt mir dies ein:

Zuhören können
Der Kunde hat ein Problem, erkennt dies und fragt nach Hilfe. Da ist der Fall noch einfach: Man hört zu, nimmt auf, findet eine Lösung, setzt diese um, fertig! Das ist bei offensichtlichen IT Problemen vielleicht sogar einfacher, als bei Prozess- oder Organisationsprojekten. Da muss man zuhören, an den richtigen Stellen die richtigen Fragen stellen und den Kunden durch diese Fragen selbst zu der Erkenntnis bringen, dass es da etwas gibt, das besser/anders/schneller laufen könnte. Auch wenn ihm das vielleicht selbst noch nicht so klar war. Und er fühlt sich trotzdem gut dabei.

Die richtigen Fragen stellen (siehe Absatz zuvor)
Dem Kunden ist ja klar, wovon er spricht: „Dann wickele ich die Bestellung ab – Punkt“.
Wer tut da was? Mit wem? Mit welchem System? Gibt es Dokumente, auf die zugegriffen werden kann? Warum gibt man es an Person X weiter und nicht an Y? Warum macht man überhaupt etwas?! Einfach alles hinnehmen, bringt da keinen weiter. Mitdenken und dann doch noch in der hintersten Ecke bohren – das bringt die Erkenntnis…!

Den Kunden glänzen lassen
Man sollte sich nicht immer profilieren müssen – als ITler ist das klar: man hat viel mehr Wissen als der Kunde in dem Projekt, denn wenn der das selbst könnte, wäre man ja nicht beauftragt worden. Aber als Prozessler ist man ja nicht „besser“ in einem konkreten Thema. Man hat nur einen anderen Blickwinkel und Erfahrung aus anderen Projekten und vielleicht auch Stärken in Bereichen, die dem Kunden fehlen. Aber das sollte man NIE (oder zumindest nicht zu oft) zur Schau stellen! Womit wir wieder bei Punkt 2 sind: man stellt die richtigen Fragen zur richtigen Zeit, und der Kunde kommt selbst auf die Lösung – Ergebnis: alle zufrieden!

Im Ganzen denken
Eigentlich ist das die Grundvoraussetzung für Punkt 2, denn man MUSS im Ganzen denken, wenn man die richtigen Fragen stellen will. Also nicht begrenzt auf den identifizierten Prozess gucken, sondern auch Vorgänger und Nachfolger, Parallelen etc. und nichts isoliert betrachten – dann klappt´s auch mit dem Fragen!

Ruhepol bleiben
Ja, was ist damit gemeint –  Ruhepol bleiben. Fels in der Brandung sein. Einen klaren Kopf bewahren. Einfach „cool bleiben“, wenn der Kunde vor lauter Druck von außen nicht mehr so ganz weiß, wie es weitergehen soll. Das ist sicher bei IT-Projekten nicht anders, da gibt es Zeitdruck, Kostendruck etc. Aber bei Organisations- oder Prozessprojekten ist der Druck anders: viel häufiger stößt das Projekt auf Widerstände, denn man will Strukturen, Abläufe und Prozesse ändern, die „man schon immer so gemacht hat“, die „doch eigentlich ganz gut laufen“, die man „einfach nicht ändern will“! Da muss man Wogen glätten, Streit schlichten, erhitzte Gemüter beruhigen und – wieder Punkt 1, 2 und 3 – den Kunden dann doch irgendwie dazu bewegen, selbst auf die vielleicht geeignetere Lösung zu kommen – also „cool runnings“!

Organisationstalent sein
Eigentlich ist das ja klar, das sagt ja schon der Name „Organisationsprojekt“! Nein, im Ernst: Reine Orga-/Prozessprojekte verlangen vom Berater häufig ein hohes Maß an Projektmanagement-Qualitäten, für die auf einem IT-Projekt gern ein „echter Projekt Manager“ eingesetzt wird. Da sollte man also schon mal grob in Meilensteinen denken können.
Und der letzte Punkt: Schwächen eingestehen – okay, ich bin kein IT-Genie. Und ich bedauere, dass ich so oft meinen Kollegen um Unterstützung bei technischen Fragen ansprechen muss (nochmals – danke, Philipp!). Aber wenn ich das so lese, hat man als guter Prozessberater doch genügend Kompetenzen. Und auch ohne den technischen Beitrag fühle ich mich jetzt viel besser – bis dahin…

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„Ohne Struktur geht es nicht!“ - Diese Grundlage ihrer Arbeitsweise in Verbindung mit ihrem fundierten Verständnis für Prozesse sorgt dafür, dass sich die Kunden mit ihren Prozessen gut aufgehoben fühlen.

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