„Ja wo isses denn?!“ – die Tücken der ARIS Suche

22.01.2016 |  | ARIS Consulting | Keine Kommentare

Manchmal denke ich, das Schicksal bekommt das mit, wenn ich einen weiteren Blog Beitrag schreiben möchte. Jedenfalls bin ich gerade dabei, über neue Themen nachzudenken, da klingelt das Handy: „Frau Melzer, alle meine Personentypen sind weg!“ Ui, denke ich, und erst einmal läuft es mir kalt den Rücken runter. Ich stelle mir Horrorszenarien vor mit versehentlich komplett gelöschten Datenbanken und überlege schon, ob der IT Support wohl hoffentlich nachts eine Sicherungskopie angelegt hat, als mir die Idee kommt: „Wie kommen Sie darauf?“

Die Antwort lässt mich schon mal etwas entspannen. „Ich wollte mir über die Suche alle anzeigen lassen und nun sind keine mehr da…“Ich beruhige den Anrufer und hake vorsichtig nach: „Wie haben Sie gesucht?“ „Die Gruppe ausgewählt, in der meine Modelle liegen und Suche gestartet.“
Nun wird mir einiges klar – kürzlich habe ich die Datenbank aufgeräumt und pflichtgemäß die Personentypen aus den Prozessgruppen heraus in die Stammdaten verschoben.  Sucht man nun über die Prozessgruppen, findet man – NICHTS.

Dies ist schnell erklärt und der Kunde beruhigt, als er die Suche erneut anstößt und „alles wieder da ist“. Mir liefert dieser Anruf allerdings noch die Grundlage, die schlimmsten Fallstricke der ARIS Suche kurz zu erläutern: „Woran liegt es, wenn man nichts findet?!“

Überprüfe die ausgewählte Gruppe
Im ersten Schritt legt man in der ARIS Suche die Gruppe fest, in der man suchen möchte. Hier ist dann vom System diejenige Gruppe angegeben, auf der sich die Maus befand, als man „Suche“ auswählte. Liegen die Objekte jedoch auf einer höheren Ebene der Gruppenstruktur oder gar in einer ganz anderen Gruppe (Wie hier in den Stammdaten und nicht bei den Prozessen), so findet die Suche nichts.
Überprüfe die Auswahl nach Gruppe, Modell, Objekt
Hier ist klar zu unterscheiden, ob man z.B. eine Gruppe sucht oder ein gleich genanntes Modell. Über das Dropdown Menü grenzt man daher ein, ob man nach Gruppe, Modell, Objekt oder sogar nach namensgleichen Objekten sucht. Letzteres ist sehr hilfreich, um für das (gelegentliche?) Aufräumen  der Datenbanken versehentlich mehrfach angelegten Objekte zu identifizieren. (Das sollte ja eigentlich nicht vorkommen, aber manchmal vertut man sich schon mal mit Ausprägung und Definition – aber das ist ein anderes Thema und gern kann man unter „Nur wo Licht ist, ist auch Schatten“ in meinen Blogbeiträgen nachlesen…)

Überprüfe die Schreibweise
Gern verbaut man sich seine Ergebnisse, weil man die falsche Schreibweise gewählt hat oder nicht seine Eingabe mit „*“ angefangen und beendet hat. Sucht man nach Begriffen, die aus mehreren Wörtern bestehen, sollte man vorsichtshalber nicht vergessen, dieses auch zwischen den Worten einzubauen, also z.B. *Personal*beschaff*.

Überprüfe die Attributfilter
Meistens hat man mit den ersten beiden Schritten schon den Fehler ausgeräumt. Hilft das aber auch nicht, könnte es an den versehentlich noch eingestellten Filterfunktionen liegen, die man erst sieht, wen man „Attributfilter“ aufklickt. Hier erkennt man schnell, ob man noch den Erstellungszeitraum eingeschränkt hat oder vielleicht nur Objekte zulässt, die von Kollege XY erstellt wurden.

Überprüfe die gesetzten Häkchen
Abschließend hilft es noch, sich seine „gesetzten Häkchen“ auf der Suchmaske anzusehen. Hier sollte „inklusive Untergruppen“ aktiviert sein, sowie „Mit Mustervergleich“ und „Trennzeichen ignorieren“. Dahingegen bitte „Groß-und Kleinschreibung beachten“ nicht auswählen, um nicht wahlweise nur Verbformen oder nur Nomen anzeigen zu lassen. Das Feld „Letzte Änderung“ ist glücklicherweise so unscheinbar in die Suche integriert, dass man selten versucht ist, dies bewusst auszuwählen. Wenn doch hilft hier die Auswahl eines langen Zeitraumes, sich nicht die Ergebnisse einzuschränken. Andererseits kann man z.B. die eigenen am selben Tag bearbeiteten Modelle/Objekte anzeigen lassen.

Wenn man diese Punkte konsequent beachtet, dann klappt es meistens mit dem Suchen – und wenn nicht: der Berater Ihres Vertrauens ist stets für Sie da  – viel Erfolg!

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Dies ist nur ein GravatarMaren Melzer

„Ohne Struktur geht es nicht!“ - Diese Grundlage ihrer Arbeitsweise in Verbindung mit ihrem fundierten Verständnis für Prozesse sorgt dafür, dass sich die Kunden mit ihren Prozessen gut aufgehoben fühlen.

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