Prozess oder kein Prozess? Entscheidungshilfe für die Prozessgestaltung

02.04.2013 |  | Allgemein | Kommentare geschlossen

Immer wieder stehe ich beim Kunden vor der gleichen Herausforderung: Ist das besprochene Thema ein Thema, welches in einen Prozess gegossen werden soll oder nicht? Prozess oder kein Prozess, dass ist dann die Frage.

Zusammen mit dem Kunden bespreche ich das Thema detailliert und arbeite einen standardisierten Fragenkatalog durch, um herauszufinden, ob es sich tatsächlich um eine prozessuale Abfolge von Tätigkeiten handelt. Stellt das Thema eine wiederholte Folge von zielgerichteten, sequenziellen Handlungen zur Erreichung eines Ergebnisses dar? Hat der Prozess einen wirtschaftlichen Nutzen oder muss dieser bestimmte Normen erfüllen?

Mit der Zeit entstand ein Entscheidungsbaum, um den Detaillierungsgrad eines Prozesses zu bestimmen.

Mithilfe von zielgerichteten Fragen überprüfe ich zuerst, ob ein bestimmtes Ziel verfolgt wird oder ob es definierte In- und Outputs gibt. Als Beispiel kann hier ein Produktentwicklungsprozess genannt werden. Das Ziel hier ist die Entwicklung eines bestimmten Produktes, wozu spezielle Dokumente und Vorgaben, wie Normen, Zeichnung, technische Dokumentation usw. benötigt werden.

Wenn diese Fragen positiv beantwortet werden, muss im Anschluss geklärt werden, ob mit diesem Prozess Umsatz generiert wird und ob bereits Beschreibungen im Unternehmen existieren, welche einzelne Schritte evtl. näher spezifizieren. Wesentlich ist auch zu klären, ob der Prozess einer bestimmten Wiederholungsfrequenz unterliegt. Bei Spiegelung auf unser Beispiel wird bei einem derartigen Prozess klar, dass am Ende Umsatz generiert werden soll und dass sicherlich auch spezielle Dokumente/Vorgaben existieren, welche an den Prozess angehängt werden.

Wenn alle Fragen geklärt wurden, beginne ich mit der Prozesserstellung. Der Prozess wird inhaltlich kurz beschrieben, anschließend werden die einzelnen Schritte definiert, die In- und Outputs und die benötigten Rollen modelliert. Im Anschluss erstelle ich die Anwendungssysteme, ggf. Metriken und Informationsträger. Abschließend werden noch Fragen zur weiteren Vorgehensweise gestellt. Sind Potentiale zur Standardisierung und Optimierung erkennbar?

Tags:

Dies ist nur ein GravatarDavid Brothanek

Zielstrebiger Analytiker mit ausgeprägtem Organisationstalent.